17 grudnia 2021 r. to termin, jaki wyznaczył ustawodawca europejski na wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej.
Znamy już projekt polskiej ustawy wdrożeniowej. Pomimo, że ustawa nie została jeszcze uchwalona przez parlament, warto już na tym etapie podjąć działania przygotowujące firmę na nowe rozwiązania. Biorąc pod uwagę liczne obowiązki nałożone na pracodawcę wynikające z projektu ustawy, warto wybranym kwestiom, budzącym największe wątpliwości, przyjrzeć się nieco bliżej. Takim tematem jest niewątpliwie obsługa kanału zgłoszeń oraz wybór odpowiedniej osoby lub podmiotu do prowadzenia stałego nadzoru nad procesem.
Co dokładnie musi zrobić pracodawca?
Firma powinna przyjąć procedurę (regulamin) zgłoszeń wewnętrznych, określający wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Taki regulamin powinien wejść w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a obowiązkiem pracodawcy jest ponadto zapoznać pracownika z treścią regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.
Co powinno znaleźć się w regulaminie zgłoszeń?
Są to m.in. następujące informacje: wskazanie podmiotu wewnętrznego, upoważnionego przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń; określenie sposobu przekazywania zgłoszeń; wybór niezależnego organizacyjnie podmiotu, który będzie upoważniony i zobligowany do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia, jak również dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej.
Jak wybrać odpowiedni podmiot do obsługi wewnętrznego kanału zgłoszeń?
Ustawodawca nakłada obowiązek wskazania podmiotu wewnętrznego, nie precyzuje przy tym, kto taką funkcję powinien sprawować. Nie ma przeszkód, aby była to jedna osoba, przy czym może to być również odrębny zespół składający się z kilku osób. Jeśli pracodawca zdecyduje się na powołanie zespołu spośród swoich dotychczasowych pracowników lub współpracowników, rozsądnym pomysłem wydaje się skonstruowanie zespołu w taki sposób, aby w jego skład wchodziły osoby z różnych dziedzin, przykładowo: prawnik, osoba wyspecjalizowana w wiodącej działalności przedsiębiorstwa, członek Rady Nadzorczej lub Zarządu. Skonstruowanie komisji w tak interdyscyplinarny sposób może pomóc w obiektywnej, szerszej ocenie danego zgłoszenia.
Jednym z możliwych rozwiązań może być również outsourcing związany z obsługą procedury. Na obsługę procedury składa się przyjmowanie zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych. Korzyści płynące z tego rozwiązania to m.in.:
know-how wypracowany w praktyce dotyczący tej metody postępowania;
szansa na większą bezstronność i obiektywność podmiotu z zewnątrz, a co za tym idzie być może większe chęci sygnalistów do podejmowania działań bez obaw o relacje wewnątrzorganizacyjne;
nieobciążanie dodatkowymi obowiązkami swoich dotychczasowych pracowników, którzy często nie mają wiedzy na temat skutecznego zarządzania zgłoszeniami;
możliwość szybkiego wdrożenia nowych zasad bez obaw o ewentualne sankcje za zaniechanie tego obowiązku.
Przy wyborze podmiotu zewnętrznego pracodawca musi pamiętać, że zgodnie z art. 32 projektu ustawy, upoważnienie podmiotu innego niż pracownik lub wewnętrzna jednostka organizacyjna pracodawcy „wymaga zawarcia umowy, w której pracodawca powierza wykonywanie czynności wymienionych w niniejszym rozdziale z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą”.
Co istotne, projekt ustawy zakłada, że podmiot ten musi być „niezależny organizacyjnie” od pracodawcy. Pracodawca powinien zatem pamiętać o formalnym wyodrębnieniu takiego podmiotu ze swojej struktury oraz zapewnieniu mu niezależności, jeżeli nie zdecyduje się na podmiot zewnętrzny.
Jakie warunki wykonywania swoich obowiązków będą najlepsze dla osób wchodzących w skład zespołu, który obsługuje kanał zgłoszeń?
Jak już wspomniano, ustawodawca nie skonkretyzował jaka jest minimalna liczba osób, która taką komisję lub zespół ma tworzyć. Oznacza to w praktyce, że w jej skład może wchodzić tylko jedna osoba. Jakie warunki współpracy z taką osobą/osobami będą najbardziej optymalne? Czy jest potrzeba dodatkowych etatów? Zależy to w gruncie rzeczy od wielkości przedsiębiorstwa – im jest ono większe, tym bardziej prawdopodobna szansa na to, że komisja będzie miała więcej pracy. Dyrektywa nie wskazuje jaką liczbę kanałów zgłoszeń musi udostępniać pracodawca, jednak w sposób oczywisty nasuwa się myśl, że jeśli przedsiębiorstwo jest duże, zawiązanie większej liczby kanałów będzie bardziej efektywne. Wtedy na pewno warto rozważyć możliwość stworzenia dodatkowych, pełnych etatów dla osób, które wyłącznie będą zajmowały się rozpatrywaniem zgłoszeń. W momencie, gdy potrzeby przedsiębiorstwa nie okażą się jednak tak duże, może wystarczyć tylko zatrudnienie jednej osoby w niepełnym wymiarze czasu pracy lub zlecenie obsługi kanału firmie zewnętrznej.
Zgłaszania naruszeń systemem wewnętrznym – zalety i wady takiego rozwiązania
Warto pamiętać, że obok możliwości zgłoszenia kanałem wewnętrznym, zgłaszający ma prawo od razu dokonać zgłoszenia zewnętrznego (udostępnienia informacji o naruszeniu bezpośrednio organowi centralnemu - Rzecznikowi Praw Obywatelskich, Prezesowi UOKiK oraz innym organom publicznym, właściwym ze względu na zakres swoich działań). Nie istnieje obowiązek wykorzystania w pierwszej kolejności procedur wewnętrznych.
W tym miejscu można zastanowić się na tym, czy sposób zgłoszenia ma dla pracodawcy jakieś znaczenie? Czy może któryś z nich jest dla niego korzystniejszy?
Z perspektywy pracodawcy zdecydowanie lepiej będzie usunąć naruszenie, które zostało wykryte systemem wewnętrznym. Dzieję się tak z kilku względów. Przede wszystkim efektywna komunikacja na linii pracownik-przełożony, może już w zarodku rozwiązać dany problem. Po drugie, zgodnie z projektem ustawy, maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej dot. naruszenia wynosi 3 miesiące. Zapewnia to czas na zapoznanie się ze sprawą, rozwiązanie problemu i ewentualne wdrożenie systemu, który będzie zapobiegał powstawaniu tego typów naruszeń w przyszłości. Po trzecie, wewnątrzorganizacyjne wykrycie nieprawidłowości może pozwolić na uniknięcie negatywnych konsekwencji, które mogą przybierać różną postać np. sankcje w postaci kary pieniężnej, ale także odpowiedzialność cywilna, administracyjna czy karna poszczególnych osób. Wreszcie po czwarte, metoda ta w znacznej mierze stanowi ochronę reputacji firmy. A to właśnie straty wizerunkowe są często najpoważniej odczuwalne dla przedsiębiorców.
Jeśli chodzi o wady tego rozwiązania, dotyczą one głównie nieefektywnych systemów wewnętrznych. Jeżeli sygnalistom nie zostanie zagwarantowana ochrona ich praw, czyli m.in. zakaz odwetu, anonimowość (jeśli takową będą wymagali), swobodna możliwość zgłaszania naruszeń, znacznie łatwiej będzie im skierować sprawę od razu do systemu zewnętrznego, który faktycznie im tę ochronę zapewni.
Mając na uwadze powyższe, skonstruowanie skutecznej regulacji dot. organizacji i obsługi wewnętrznego kanału zgłoszeń powinno być jednym z fundamentalnych interesów pracodawcy.
Podsumowanie
Jak już zostało wspomniane, nowe przepisy prawdopodobnie będą stanowić dla pracodawców spore wyzwanie – tym bardziej, że wszystko wskazuje na to, iż najprawdopodobniej czasu nad zastanowieniem się nad skutecznymi rozwiązaniami będzie niewiele. Wyzwaniem wydaje się również niejako „odczarowanie” samego pojęcia sygnalista – tak aby nie kojarzyło się negatywnie. Zwróćmy uwagę, że w wielu miejscach pracy, to właśnie pracownicy wychwytują pierwsze nieprawidłowości, które mogą być rozumiane bardzo szeroko – co wydaje się słuszne, gdyż zależy od specyfiki branży. Na przykład w sektorze budowlanym, być może ogromnie istotnym elementem może okazać się zgłoszenie nieprawidłowości dot. konkretnych zasad bezpieczeństwa na budowie, których nieprzestrzeganie może narażać pracowników na utratę zdrowia czy nawet życia.
Ochrona prawna pracowników, którzy w dobrej wierze informują o nieprawidłowościach jest zatem bardzo potrzebna. Z tego względu pozytywnym aspektem jest fakt, że dzięki tej nowelizacji coraz większa ilość społeczeństwa ma świadomość potrzeby wprowadzenia opisywanej procedury, a dyskusje wokół niej mogą przynieść wymierne korzyści w postaci większego bezpieczeństwa pracowników, jak również lepszych warunków pracy.
dr Marcin Stupak – adwokat w kancelarii COGENTS Skibicki Dończyk Adwokaci. Specjalizuje się w compliance oraz prawie farmaceutycznym.
Julia Poniewierska – młodszy prawnik w kancelarii COGENTS Skibicki Dończyk Adwokaci. Zajmuje się bieżącą obsługą korporacyjną firm oraz wsparciem administracyjno-prawnym.