Ze względu na przygotowania infrastruktury technicznej, niezbędnej do obsługi elektronicznego systemu KRS, ustawodawca już dwukrotnie przesuwał termin wejścia w życie przepisów wprowadzających zmiany do ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (tj. ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. zmieniającej ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, przewidujących całkowitą elektronizację postępowania rejestrowego i prowadzenia akt rejestrowych spółek wpisanych do KRS
PRAWDOPODOBNIE DOPIERO OD 1 LIPCA 2021 R. WNIOSKI O WPIS DO KRS ORAZ WYKREŚLENIE, BĘDĄ SKŁADANE WYŁĄCZNIE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ.
Najistotniejsze zmiany dotyczące informatyzacji postępowania rejestrowego zakładają, że:
składanie wniosków do KRS wraz z załącznikami będzie możliwe wyłącznie w formie elektronicznej, z wykorzystaniem systemu,
podpisanie wniosków będzie możliwe za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki (której PESEL jest wpisany do KRS),
możliwe będzie składanie elektronicznych wniosków przez pełnomocników (adwokatów, radców prawnych lub prawników zagranicznych),
możliwe będzie prowadzenie akt rejestrowych w formie elektronicznej, zapewniając również dostęp do akt interesantom za pośrednictwem strony internetowej (jednak w dalszym ciągu będzie można zapoznać się z dokumentami znajdującymi się w papierowym zbiorze),
wymianę korespondencji pomiędzy wnioskodawcą a sądem będzie można prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej.
Należy podkreślić, że Ustawa przewiduje, iż pozostałe podmioty wpisane do KRS tj. wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, nie będą miały bezwzględnego obowiązku korzystania z elektronicznego systemu KRS, co więcej będą one mogły składać wnioski również w postaci papierowej.
Z perspektywy wnioskodawców, przydatnym rozwiązaniem jest to, iż dokonanie jakichkolwiek zmian spowoduje uruchomienie systemu z formularzami, który na bieżąco zweryfikuje poprawność wpisywanych danych. Celem powyższego jest uniknięcie składania nieprawidłowych wniosków. Zatem istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że zminimalizuje to liczbę błędów w dokumentach, a tym samym zwrotów czy odrzuconych wniosków przez referendarzy sądowych.
Warto również wskazać, że Ustawa wykorzystała powołane już wcześniej Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w którym gromadzone są obecnie wypisy i wyciągi aktów notarialnych. Z praktycznego punktu widzenia, w przypadku dokumentów w formie aktu notarialnego, będących podstawą wpisów w KRS, wystarczające będzie podanie numeru repozytorium. Powyższe umożliwi pobranie aktu i włączenie go jako części elektronicznie prowadzonej dokumentacji spółki.
Co istotne, wskazane powyżej zmiany Ustawy, skuteczne będą jedynie na przyszłość, co oznacza, że dokumenty złożone dotychczas w wersji papierowej nie będą digitalizowane. Wobec tego, aby zapoznać się z pełną treścią dokumentacji spółki, wciąż będziemy musieli zamówić akta i udać się do czytelni sądów gospodarczych.
Radosław Dubieszko – aplikant adwokacki w kancelarii Cogents Skibicki Dończyk Adwokaci, specjalizuje się w prawie korporacyjnym, obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, doradza spółkom z branży nieruchomości i funduszom inwestycyjnym.