Praktyczne aspekty elektronizacji postępowania przed sądami rejestrowymi prowadzącymi KRS

Ze względu na przygotowania infrastruktury technicznej, niezbędnej do obsługi elektronicznego systemu KRS, ustawodawca już dwukrotnie przesuwał termin wejścia w życie przepisów wprowadzających zmiany do ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (tj. ustawy z dnia 26 stycznia 2018 r. zmieniającej ustawę o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, przewidujących całkowitą elektronizację postępowania rejestrowego i prowadzenia akt rejestrowych spółek wpisanych do KRS

PRAWDOPODOBNIE DOPIERO OD 1 LIPCA 2021 R. WNIOSKI O WPIS DO KRS ORAZ WYKREŚLENIE, BĘDĄ SKŁADANE WYŁĄCZNIE W FORMIE ELEKTRONICZNEJ.

Najistotniejsze zmiany dotyczące informatyzacji postępowania rejestrowego zakładają, że:

• składanie wniosków do KRS wraz z załącznikami będzie możliwe wyłącznie w formie elektronicznej, z wykorzystaniem systemu,

• podpisanie wniosków będzie możliwe za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki (której PESEL jest wpisany do KRS),

• możliwe będzie składanie elektronicznych wniosków przez pełnomocników (adwokatów, radców prawnych lub prawników zagranicznych),

• możliwe będzie prowadzenie akt rejestrowych w formie elektronicznej, zapewniając również dostęp do akt interesantom za pośrednictwem strony internetowej (jednak w dalszym ciągu będzie można zapoznać się z dokumentami znajdującymi się w papierowym zbiorze),

• wymianę korespondencji pomiędzy wnioskodawcą a sądem będzie można prowadzić wyłącznie w formie elektronicznej.

Należy podkreślić, że Ustawa przewiduje, iż pozostałe podmioty wpisane do KRS tj. wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, nie będą miały bezwzględnego obowiązku korzystania z elektronicznego systemu KRS, co więcej będą one mogły składać wnioski również w postaci papierowej.

Z perspektywy wnioskodawców, przydatnym rozwiązaniem jest to, iż dokonanie jakichkolwiek zmian spowoduje uruchomienie systemu z formularzami, który na bieżąco zweryfikuje poprawność wpisywanych danych. Celem powyższego jest uniknięcie składania nieprawidłowych wniosków. Zatem istnieje wysokie prawdopodobieństwo, że zminimalizuje to liczbę błędów w dokumentach, a tym samym zwrotów czy odrzuconych wniosków przez referendarzy sądowych.

Warto również wskazać, że Ustawa wykorzystała powołane już wcześniej Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych, w którym gromadzone są obecnie wypisy i wyciągi aktów notarialnych. Z praktycznego punktu widzenia, w przypadku dokumentów w formie aktu notarialnego, będących podstawą wpisów w KRS, wystarczające będzie podanie numeru repozytorium. Powyższe umożliwi pobranie aktu i włączenie go jako części elektronicznie prowadzonej dokumentacji spółki.

Co istotne, wskazane powyżej zmiany Ustawy, skuteczne będą jedynie na przyszłość, co oznacza, że dokumenty złożone dotychczas w wersji papierowej nie będą digitalizowane. Wobec tego, aby zapoznać się z pełną treścią dokumentacji spółki, wciąż będziemy musieli zamówić akta i udać się do czytelni sądów gospodarczych.

---

Radosław Dubieszko – aplikant adwokacki w kancelarii Cogents Skibicki Dończyk Adwokaci, specjalizuje się w prawie korporacyjnym, obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, doradza spółkom z branży nieruchomości i funduszom inwestycyjnym.